Qué herramientas necesitas para empezar con GTD

Si has llegado hasta este artículo directamente, quizá quieras leer antes la introducción a qué es GTD o la guía rápida para comenzar con GTD.

Cualquier herramienta debería valerte

En realidad, no necesitas tener herramientas para GTD concretas. David Allen propone empezar por la forma más sencilla posible, así que puedes empezar perfectamente con lápiz y papel. GTD es un sistema muy rígido en sus principios básicos, pero muy abierto y flexible en la forma de ponerlos en práctica.

Así que, sí, podrías perfectamente limitarte al uso de un lápiz y una libreta, e incluso dotarte de las 43 carpetas (de cartón) que menciona David Allen. Sin embargo, contar con la ayuda de alguna herramienta más específica (y moderna) te resultará provechoso y productivo.

En teoría, cualquier aplicación de gestión de tareas debería servirte. Por supuesto, lo ideal es que la herramienta que elijas se ajuste a ti, a tu forma de trabajar y al resto de herramientas con las que trabajas habitualmente.

Tendrás que probar y, en tu proceso de reflexión sobre tu progreso con GTD, decidir si ya has encontrado la herramienta correcta para ti o si debes seguir buscando. Aquí, sólo voy a contar las que yo uso, que no tienen por qué ser las más adecuadas para otras personas.

La base de mi sistema GTD es Todoist

Mi principal herramienta para GTD es Todoist. En ella registro todo lo que tengo que hacer y lo organizo en las carpetas (etiquetas y proyectos) que forman parte de mi sistema GTD. Todoist no pretende ser una herramienta "100% para GTD", pero todo en ella huele a GTD, así que es una base magnífica para adoptar el sistema.

Todoist tiene una interfaz sencilla, intuitiva y ágil de usar. Permite clasificar las tareas mediante etiquetas, proyectos (carpetas) y niveles de prioridad, con recordatorios, tareas recurrentes, etc.

La aplicación reconoce en el texto de las tareas todas las fechas, etiquetas y proyectos que incluyes, para facilitarte su captura. Así, si escribes algo como "Llamar a Paco mañana a las 12:00 @llamadas #trabajo p1", Todoist te creará una tarea llamada "Llamar a Paco", la colocará en mañana a las 12:00 y la etiquetará en "llamadas" del proyecto "trabajo" con prioridad 1.

Algo esencial es que Todoist cuenta con versión web y aplicación tanto para Mac/Windows como para iOS y Android, con lo que tienes la misma aplicación, con una interfaz prácticamente idéntica en tu ordenador, en la tablet o en el teléfono.

Herramientas adicionales para tu sistema GTD

Google Calendar

Además de todo lo anterior, lo que más me convenció de Todoist es que se integra de forma nativa con Google Calendar, otra herramienta esencial para mí al organizarme con GTD. Las tareas con fecha que creo en Todoist aparecen de forma automática en el calendario y, al revés, cada nueva cita en el calendario de Google se convierte en una tarea en Todoist.

Microsoft OneNote

La función de capturar los ítems no accionables, a modo de biblioteca de referencia, se la confío a Microsoft OneNote. Durante mucho tiempo, usé Evernote, pero lo dejé debido a sus aumentos de precio y a su caótico roadmap de producto. OneNote está incluido en mi suscripción a Microsoft Office y es suficientemente bueno.

PomoDoneApp

La técnica Pomodoro consiste, básicamente, en dividir tu tiempo de trabajo en intervalos de tiempo concretos en los que buscas la máxima atención y concentración, separados por periodos de descanso. Comparte principios con el Getting Things Done, por tanto.

No uso esta técnica de forma continua pero, cuando sí me pongo, uso PomoDoneApp para ayudarme a medir el tiempo de los intervalos y mantener la concentración. Es simple y eficaz y, además, se sincroniza con Todoist incluso en su versión gratuita, así que puedes acceder a la siguiente tarea planificada y marcarla como completada sin abrir otra aplicación.

Freedom

Freedom no forma parte de mi sistema GTD propiamente dicho pero, aunque de forma accesoria, juega un papel fundamental en mi productividad.

Ya hablé de Freedom el año pasado, cuando contaba cómo me había puesto a dieta de redes sociales. Freedom se encarga de que los momentos del día en los que debe primar la concentración estén libres de distracciones, bloqueándome el acceso a las redes sociales.

Con la herramienta no basta

Sólo un último apunte en este sentido: es poco probable que la herramienta que elijas se ajuste a ti plenamente en su estado inicial y original. Tendrás que personalizarla y ajustarla según los principios básicos del sistema GTD y tus preferencias personales.

Además, ese proceso de personalización no acaba tras la configuración inicial. En tu proceso de reflexión, debes preguntarte qué ajustes nuevos necesitas hacer en la herramienta (¿organizar las carpetas/etiquetas de otra forma?) y qué cosas hiciste que, en la práctica, no han resultado tan útiles como creías inicialmente (p.ej. - proyectos que creaste pero que no llegaste a usar y están ahí, distrayéndote).

Sigue leyendo...

Ahora que ya conoces los principios básicos de Getting Things Done (GTD) y que has visto el tipo de herramientas que te ayudarán a adoptar tu propio sistema, no dejes de leer mis pistas y consejos sobre GTD, recopiladas a lo largo de 15 años.